INTRODUCCIÓN

Nuestra entidad, Organización indígena de Antioquia O.I.A. Entidad Pública de carácter especial Nit. 800-044785-4 procurando siempre por  prestar el mejor servicio a nuestro grandes amigos, las comunidades indígenas, proveedores, ONG´s, entidades del Estado y empresa privada, entre otros,  comparte con todos ustedes el presente documento informativo, que expone a nivel general el modo a través del cual la OIA custodia y otorga  tratamiento responsable de los datos e información comercial y a otros niveles depositada por nuestros diversos públicos y segmentos relacionados.

Somos conscientes de que toda aquella información otorgada por ustedes y de la que somos depositarios a través de nuestras bases de datos,  representa un patrimonio  intangible importante para nuestra organización, por lo cual ésta siempre será manejada con la mayor pertinencia y confidencialidad, tanto  por los responsables como por los encargados de su tratamiento, pensando en desplegar el mejor servicio y la mayor confianza para nuestros todos nuestros clientes.

Presentamos, entonces, el siguiente manual de tratamiento y protección de datos de información, pensando,  más allá de dar cumplimiento a la normatividad vigente, en generar lazos de transparencia  y compromiso con nuestros públicos, los cuales son la razón de la existencia de nuestra firma y de nuestra marca.

FUNDAMENTOS JURIDICOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

Los fundamentos de la protección de datos en Colombia los define  la Constitución Política de Colombia especialmente en sus artículos 15 y 20, desarrollados por la Ley Estatutaria Nº 1581 del 17 de octubre de 2012 y su Decreto Reglamentario Nº 1377 del 27 de junio de 2013 y en la ley 1273 de 2009 (ley de delitos informáticos). Igualmente encuentra protección en los convenios y tratados internacionales suscritos por Colombia y que se encuentren debidamente ratificados; además de la doctrina y la jurisprudencia nacional.

Nuestra Honorable Corte Constitucional declaro, igualmente, exequible aquella normatividad cuando hizo el examen de revisión de constitucional de la Ley General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012), ello a través de la sentencia C-748 del 6 de octubre de 2.011 de la Corporación, que declaró exequible el proyecto de ley estatutaria N° 184 de 2.010 del Senado y 046 de 2.010 de la Cámara de Representantes.

QUÉ ES EL HABEAS DATA?

“Habeas data” es una expresión en latín que alude a la legalidad, cuya traducción más literal es: “tener datos presentes",  siendo “hábeās” la segunda persona singular del presente subjuntivo del verbo latino “habēre”  (entendido como ‘tener’).

Es así, como en ejercicio de una acción constitucional o legal, esta figura representa la facultad que tiene cualquier persona que figure en un registro o banco de datos,  para acceder a tal información, conocerla y solicitar la corrección, ampliación  o eliminación si esta le causare algún perjuicio.

También puede aplicarse, en alusión a esta expresión, a la facultad de exclusión legal, esto es, al derecho a eliminar información que se considere obsoleta por el transcurso del tiempo y que  ha perdido relevancia para seguir siendo informada, lo cual se ha denominado como “derecho al olvido”.

Estas facultades legales se fueron expandiendo y comenzaron a ser reglamentadas tanto por las leyes de “habeas data” como por normas de protección de datos personales (que suelen tener un capítulo procesal donde se describe el objeto de la acción de habeas data, la legitimación pasiva y activa, la prueba y la sentencia).

También se encomendó a organismos de control la vigilancia sobre la aplicación de estas normas, por lo cual existen en diversos países como ArgentinaEspañaFrancia y Uruguay, entre otros, organismos de control que tienen por misión supervisar el tratamiento de datos personales por parte de empresas e instituciones públicas. También se suele exigir una declaración de los ficheros de carácter personal para generar transparencia sobre su existencia.

ORGANIZACIÓN INDÍGENA DE ANTIOQUIA

PROCEDIMIENTOS  USADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

DESCRIPCIÓN

La Organización Indígena de Antioquia es una entidad sin ánimo de lucro que se financia a través de la gestión de proyectos con agencias de cooperación internacional y con las instituciones del Estado del orden nacional, departamental y local, a través de los cuales implementa sus políticas en las comunidades indígenas de Antioquia.

Nuestras políticas están dirigidas  gestionar ante el Estado los derechos de los pueblos originarios para lo cual desarrolla las siguientes cinco políticas de promoción institucional: Administración y Gobierno; Territorio y Medio ambiente; Cultura y educación; Género generación y familia, Programa de salud.

Captación de información:

Para lograr los fines de los programas, estos obtienen información de tipo:

a. Demográfica: como ubicación (direcciones), sexo (por los nombres), entre otras del mismo talante.

b. Cuantitativa: Frecuencia movilidad y densificación de poblaciones y

c. Cualitativa: Preferencias, percepciones, estilos de vida de pueblos indígenas,  etc.

Toda esta información se obtiene, ya sea a través de recolección directa; como insumo para programas o para desarrollo de políticas institucionales, para lo cual se utilizan ganchos motivacionales para que los públicos,  quienes voluntariamente suministra la información.

Lo recopilado se usa para la planificación de proyectos y políticas de intervención del Estado, así como para determinar diagnósticos e insumos que requieren  los diferentes agentes del Estado y las ONG y entidades que propenden por la promoción de los derechos de los indígenas.

$1·        Manejo de Redes sociales

En las publicaciones a través de redes sociales manejadas directamente por nuestros públicos, adquirimos información únicamente relacionada con su nombre. Es de anotar que esta captación de información es decidida autónomamente por quien ingresa a las redes sin una “invitación”  o “acción expresa” de nuestra parte, pues esta se da manera voluntaria por quien accede a través de participación en links o por medio de “comentarios” o expresiones “Like” (“me gusta”), y de la misma manera esta información se procesa por la red de manera libre, con la potestad de que el cliente tiene pueda retirarla en el momento que así lo quiera.

Es importante señalar que aunque en las redes sociales se tiene acceso a mucha información de personas, no se hace uso de ella, a no ser  en casos en que la misma persona solicite información por ejemplo  de programas, proyectos, implementación de políticas de la organización, etc y, sin requerir sus datos, se le suministra la información requerida por este y el modo o lugar donde él autoriza los medios de contacto.

NORMATIVIDAD QUE SE APLICA A LOS PROCEDIMIENTOS USADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN INDÍGENA DE ANTIOQUIA

Frente a la protección especial a los datos de nuestros usuarios y comunidades es importante resaltar la siguiente normatividad

LEY 1581 DE 2012 – DR 1377 de 2013

Artículo  9°. Autorización del Titular.Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Artículo 12. Deber de informar al Titular.El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) Los derechos que le asisten como Titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

LEY 1581 DE 2012

Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización.La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

POLÍTICAS QUE SE APLICAN A LOS PROCEDIMIENTOS USADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES PREVISTOS POR NUESTRA  EMPRESA

$1·        Por política institucional no se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

$1·        Por política institucional  para la protección de datos personales, la empresa únicamente se atiene al tratamiento de éstos según la autorización que el otorgante le diere  para su uso (ello en relación a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales para la cual se haya facultado a la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros).

$1·        Igualmente, la empresa se acoge  a los lineamientos del derecho a la protección de datos personales que en Colombia se rige por dos principios importantes: el principio de libertad, según el cual todos los tratamientos de información deben estar autorizados por el titular, y el principio de finalidad, que dice que el titular debe saber para qué se recoge su información personal y qué uso se le dará y deja claro que sólo se podrá usar para los fines que él autorice.

MANEJO PROBATORIO DE LA AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES PREVISTO POR LA ORGANIZACIÓN

Es importante advertir, que como quiera que estamos ante un conjunto de  instrucciones regladas para la captación de información, se permite eventualmente  la utilización de los medios mencionados en el capítulo de RÉGIMEN PROBATORIO del Código Civil y demás normatividad colombiana complementaria.

En tal sentido los medios de recopilación de datos avocados son los siguientes en su aplicación:

Encuesta telefónica: La cual funge como medio de prueba del consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos; se advierte que en caso de utilización de este medio, toda llamada telefónica quedará debidamente registrada y grabada. (medio poco utilizado en la Organización)

Datos mediante documento escrito: En relación a esta forma de recolección  es importante señalar que es el medio idóneo por excelencia, sin embargo  es procedente mencionar que si se carece de firma por parte del otorgante y se ha aplicado la normatividad y las políticas para desarrollar la recolección de datos personales previamente, estaremos ante un consentimiento inequívoco, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos; que de no haberse surtido una conducta del titular en tal sentido, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Datos por correo electrónico (O por cualquier otro medio de la WEB o mediante un LINK): Frente a este medio de adquisición, quedará el respectivo registro como medio de prueba del consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Datos recolectados antes de la Ley 1581 de 2012 

Frente a la información otorgada antes de la entrada en vigencia de la citada norma,  los titulares pueden ser contactados para su autorización de tratamiento de datos personales hacia nuestra empresa, mediante los modos anteriormente descritos, o a través de la utilización de medios masivos de comunicación de circulación amplia. Igualmente se puede verificar tal consentimiento  por  medio de los comunicados sobre tratamiento de información enviados por correo electrónico o a través de nuestra página web de Organización Indígena de Antioquia WWW.OIA.ORG.CO   medios a través de los cuales se indagará a los clientes que sean otorgantes de datos en nuestro depósito si están de acuerdo con que se siga usando y tratando su información personal.

Lo anterior es importante señalarlo al titular de la información, toda vez que a  menos de que éste haya desaprobado dicho tratamiento o uso en un plazo no mayor a treinta (30) días, la Organización  entenderá un consentimiento inequívoco, expreso e informado por parte del titular para el tratamiento de sus datos personales; en todo caso, la empresa dará cumplimiento al artículo 10 del DR 1377 de 2013,

PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL ADECUADO  TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LEY 1581 DE 2012 

Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Artículo  15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 16. Requisito de procedibilidad.El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

DERECHOS QUE LE ASISTEN ALTITULAR

LEY 1581 DE 2012 

Artículo 8°. Derechos de los Titulares.El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo  9°. Autorización del Titular.Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Artículo 11. Suministro de la informaciónLa información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

El Gobierno Nacional establecerá la forma en la cual los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento deberán suministrar la información del Titular, atendiendo a la naturaleza del dato personal, Esta reglamentación deberá darse a más tardar dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES CON RESPECTO A CUALQUIER ASPECTO DEL TRATAMIENTO POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN INDÍGENA DE ANTIOQUIA – OIA

Los ciudadanos podrán ejercer su derecho de hábeas data en cualquier momento y sus datos personales sólo podrán usarse para el propósito y la finalidad original, tal y como lo establece el Decreto 1377 de 2013, que reglamentó parcialmente la Ley General de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012. (Superintendencia de Industria y Comercio).

Se deja claridad sobre la posibilidad que tiene todo titular de solicitar la supresión de sus datos personales y de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de cualquier dato personal. En cualquier momento los titulares pueden ejercer su derecho de hábeas data para actualizar, corregir o eliminar su información.

$11.   RECLAMO O CONSULTA:

Artículo 20 DR 1377 de 2013

Para efectivizar los señalados derechos, el titular de los datos, sus causahabientes, el representante legal y/o  su apoderado deben ponerse en contacto con LA ORGANIZACIÓN IDÍGENA DE ANTIOQUIA en la siguiente dirección:

Dirección: Carrera 49 N° 63-57 de Medellín – Antiooquia.

Tel: 520 74 04

Fax: 291 00 08

Página empresarial: www.oia.org.co

Correo de contacto: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Por los siguientes medios habilitados para tal fin:

$1·        Telefónicamente.

$1·        Presentar personalmente en las instalaciones de la empresa.

$1·        Remitir correspondencia.

$1·        Página o correo electrónico.

Para una respuesta adecuada y oportuna al titular, causahabiente, representante legal y/o  apoderado, la empresa obligatoriamente deberá:

$1·        Identificar plenamente a la persona con nombre y número de cédula.

$1·        Indagar si actúa como titular o en cualquier otra modalidad,  en este último caso deberá acreditar su calidad mediante documentación idónea para ello.

$1·        Verificar ubicación por: Ciudad, dirección, teléfono fijo, móvil, correo electrónico, otros.

$1·        Generar una descripción clara, concisa y precisa de la novedad en los datos personales que el titular quiere tramitar.

Suscribe,

Comité Ejecutivo

Organización Indígena de Antioquia

$1-      2.016 -

Proyecta, Oficina Jurídica, Organización Indígena de Antioquia

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